Información legal y privacidad

1. Aviso legal y titularidad

Ertia Cloud es un servicio prestado por ERTIA SOLUCIONES INFORMÁTICAS, S.L. (en adelante, «ERTIA»), con NIF B73337529 y domicilio en Av. Monteazahar, 4, 1.º Izq., 30570 Beniaján, Murcia, España. Consta inscrita en el Registro Mercantil de Murcia, tomo 2169, folio 16, sección 8.ª, hoja MU-50471.

Puede contactar con ERTIA en info@ertia.net, en el +34 968 07 89 59 o en el sitio web corporativo. Las condiciones comerciales, niveles de servicio y duración de cada suscripción son los acordados entre ERTIA y la organización cliente.

Uso autorizado

El acceso está reservado a las personas autorizadas por la organización cliente. Cada usuario debe mantener sus credenciales bajo control, utilizar la plataforma para fines profesionales legítimos y comunicar cualquier acceso no autorizado. Quedan prohibidos los usos ilícitos, fraudulentos o que comprometan la seguridad, los derechos de terceros o la disponibilidad del servicio.

Propiedad intelectual y disponibilidad

El software, diseño, marcas y contenidos propios de la plataforma pertenecen a ERTIA o a sus licenciantes. La disponibilidad puede verse afectada por mantenimiento, actualizaciones o incidencias ajenas al control razonable de ERTIA, sin perjuicio de las obligaciones contractuales aplicables.

Responsabilidad y enlaces

Cada usuario responde del uso que realice con sus credenciales y de la información que incorpore a la plataforma. Los enlaces a servicios de terceros se facilitan como referencia o integración y se rigen por sus propias condiciones. Este aviso no limita los derechos imperativos que correspondan a clientes o usuarios ni las responsabilidades que no puedan excluirse legalmente.

2. Quién trata los datos y con qué papel

Para los datos de empleados y demás información laboral, la organización que proporciona la cuenta actúa normalmente como responsable del tratamiento: decide qué módulos utiliza, qué datos necesita, quién puede consultarlos y durante cuánto tiempo los conserva. Su identidad y sus canales para ejercer derechos deben constar en la información laboral facilitada por la propia organización.

ERTIA trata esos datos como encargado del tratamiento, siguiendo las instrucciones de la organización cliente y el contrato aplicable. ERTIA puede actuar como responsable independiente respecto de los datos estrictamente necesarios para gestionar la relación contractual, la seguridad, el soporte, la facturación y el cumplimiento de sus propias obligaciones legales.

El tratamiento se rige, entre otras normas aplicables, por el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) y, para los servicios y mecanismos de almacenamiento en línea, la Ley 34/2002 (LSSI).

3. Datos, procedencia y finalidades

Según los módulos activados y los permisos asignados, la plataforma puede tratar:

• datos identificativos, de contacto, cuenta, autenticación y pertenencia a la organización;
• datos profesionales, puesto, departamento, responsables y datos corporativos de contacto;
• jornada, fichajes, ausencias, vacaciones, gastos, nóminas, incidencias y otra información de gestión laboral;
• datos de clientes, proveedores, contactos, oportunidades, comunicaciones y actividad comercial del CRM;
• vehículos, ubicaciones, recorridos, alertas y datos operativos de flota cuando esté habilitado GPS;
• equipos, software, usuarios asignados, telemetría, comandos, incidencias y evidencias técnicas de inventario o endpoint;
• documentos, contratos, firmas, envíos y metadatos necesarios para firma documental o intercambio EDI;
• proyectos, tareas, tickets, conversaciones, archivos, partes de horas, auditoría y actividad de agentes autorizados;
• registros técnicos de acceso, sesión, seguridad, soporte, auditoría y uso de las funcionalidades.

Los datos pueden proceder de la propia persona, de la organización cliente, de usuarios autorizados, de equipos o vehículos gestionados y de integraciones que la organización haya configurado. Se utilizan para identificar al usuario, prestar las funciones contratadas, organizar el trabajo y las operaciones, tramitar procesos internos, atender soporte, prevenir usos indebidos y mantener la trazabilidad, continuidad y seguridad del servicio.

4. Visibilidad, permisos, foto y directorio interno

• La información se muestra a usuarios autenticados según su organización, rol, permisos y contexto. Que una persona tenga cuenta no implica que pueda consultar todos los datos o módulos.
• El nombre y los apellidos identifican a la persona en las funciones internas de agenda, directorio, presencia, fichaje, tareas o colaboración que tenga habilitadas la organización.
• La foto de perfil es opcional. Si se incorpora, puede mostrarse en el perfil, el directorio y otras vistas internas para facilitar la identificación y la coordinación profesional. Puede sustituirse o eliminarse sin perder el acceso a la plataforma.
• Los campos de email corporativo, teléfono corporativo, extensión y perfiles sociales pueden aparecer en el directorio cuando se hayan cumplimentado. Los perfiles sociales son opcionales.
• Los datos personales de domicilio, teléfono particular, contacto de emergencia, documento de identidad o fecha de nacimiento no forman parte de la información mostrada en el directorio.
• Las conversaciones públicas de cliente, notas internas e instrucciones privadas de automatización se mantienen separadas y solo se muestran a los perfiles autorizados para cada finalidad.

La plataforma no utiliza la fotografía para reconocimiento facial ni para generar plantillas biométricas. La visibilidad interna no convierte la información en pública y no exime a la organización responsable de determinar la base jurídica aplicable, configurar los permisos e informar a las personas afectadas.

5. Base jurídica, destinatarios y transferencias

Corresponde a la organización responsable determinar la base jurídica de cada tratamiento. Según el caso, podrá ser la ejecución de la relación laboral o contractual, el cumplimiento de obligaciones legales, el interés legítimo debidamente evaluado o el consentimiento cuando resulte necesario y pueda prestarse válidamente.

Los datos pueden ser consultados por usuarios autenticados de la organización en función de su rol y de las funcionalidades habilitadas. También podrán acceder ERTIA y sus proveedores técnicos cuando sea necesario para prestar el servicio y bajo obligaciones de confidencialidad y protección de datos, así como las autoridades cuando exista una obligación legal. Los datos no se venden ni se destinan a publicidad ajena.

La organización responsable puede solicitar información sobre las categorías de proveedores que actúan como subencargados. Si para prestar el servicio intervinieran proveedores ubicados fuera del Espacio Económico Europeo, se aplicarán una decisión de adecuación u otras garantías válidas exigidas por la normativa, y la organización responsable deberá reflejarlo en su información específica.

6. Conservación y seguridad

Los datos se conservarán durante la vigencia de la cuenta, de la relación laboral o de la finalidad que justificó su recogida y, posteriormente, durante los plazos legales o contractuales que correspondan. La organización responsable debe concretar esos plazos en su información de protección de datos.

ERTIA aplica medidas técnicas y organizativas orientadas a proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y trazabilidad de la información. Ningún sistema es absolutamente invulnerable; por ello, los usuarios deben proteger sus credenciales y avisar de cualquier incidente o acceso sospechoso.

Cuando finaliza el servicio, los datos se devuelven, bloquean o eliminan conforme al contrato, las instrucciones documentadas de la organización y los plazos legales aplicables. Las copias de seguridad se depuran según sus ciclos de retención. Los incidentes de seguridad se gestionan y comunican a la organización responsable cuando proceda.

7. Derechos y decisiones automatizadas

Puede solicitar el acceso, rectificación o supresión de sus datos, la limitación del tratamiento, la oposición y, cuando proceda, la portabilidad o la retirada del consentimiento. Para los datos laborales, la solicitud debe dirigirse en primer lugar a la empresa u organización que le proporcionó la cuenta, a través de su departamento de RR. HH., su canal de privacidad o su delegado de protección de datos.

Para cuestiones relativas al funcionamiento técnico de Ertia Cloud puede escribir a info@ertia.net. También puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos o ante la autoridad de control que corresponda.

Las funciones de automatización o asistencia están destinadas, con carácter general, a apoyar tareas y no a adoptar por sí solas decisiones con efectos jurídicos o similares sobre las personas. Si una organización habilitara un tratamiento de ese tipo, deberá informar previamente sobre su lógica, importancia, consecuencias y garantías, incluido el derecho a solicitar intervención humana cuando sea aplicable.

8. Cookies y almacenamiento local

La plataforma utiliza cookies o mecanismos equivalentes necesarios para mantener la sesión, la seguridad y las preferencias esenciales del servicio. Estos mecanismos técnicos no se utilizan para publicidad comportamental. Si en el futuro se incorporasen finalidades no necesarias, se ofrecería información y un mecanismo de consentimiento o rechazo antes de utilizarlas.

9. Alcance y cambios de esta información

Esta página ofrece la información general de la suite y no sustituye los avisos específicos de formularios, módulos ni los facilitados por la organización responsable. Podrá actualizarse cuando cambien las funcionalidades, los tratamientos o la normativa. Si el cambio fuera relevante, se comunicará por un medio adecuado antes de que resulte aplicable cuando así lo exija la ley.